Di tengah persaingan bisnis yang semakin ketat, Meningkatkan Efisiensi Operasional menjadi keharusan, bukan lagi pilihan, bagi setiap perusahaan yang ingin mempertahankan profitabilitas dan daya saing. Selama bertahun-tahun, identifikasi hambatan (bottleneck) dalam proses bisnis bergantung pada wawancara, workshop, dan diagram alir manual—metode yang memakan waktu dan rentan terhadap bias persepsi manusia. Namun, munculnya Process Mining menawarkan solusi revolusioner. Process Mining adalah disiplin ilmu yang menjembatani manajemen proses dan ilmu data, menggunakan data log peristiwa digital yang sudah ada dalam sistem IT perusahaan untuk merekonstruksi secara objektif bagaimana proses sebenarnya (as-is) berjalan, bukan hanya bagaimana proses tersebut diasumsikan berjalan. Peran krusial teknologi ini adalah menyediakan peta proses yang akurat untuk mengidentifikasi inefisiensi tersembunyi.
Process Mining bekerja dengan menganalisis jejak digital dari setiap aktivitas yang terekam dalam sistem seperti Enterprise Resource Planning (ERP) atau Customer Relationship Management (CRM). Setiap event log setidaknya harus mengandung tiga elemen kunci: ID Kasus (mengidentifikasi proses unik, misalnya nomor pesanan pembelian), Aktivitas (tindakan yang dilakukan, misalnya Invoice Approved), dan Timestamp (waktu terjadinya aktivitas tersebut). Dengan jutaan timestamp yang terkumpul, algoritma Process Mining mampu memvisualisasikan seluruh varian proses yang terjadi, termasuk jalan pintas yang tidak terduga atau, yang lebih penting, titik-titik di mana proses melambat atau terhenti. Tanpa metode ini, varian proses yang tidak sesuai standar seringkali tidak terdeteksi, menghambat upaya Meningkatkan Efisiensi Operasional.
Penerapan Process Mining sangat efektif dalam mengidentifikasi hambatan bisnis yang spesifik. Sebagai contoh, dalam proses Procurement-to-Pay (P2P) di PT Mega Logistik, sebuah studi Process Mining yang dilakukan selama periode kuartal pertama tahun 2025 menemukan bahwa 40% dari total waktu siklus pembayaran disebabkan oleh penundaan persetujuan yang terjadi dalam satu departemen saja. Penundaan ini bukan karena beban kerja yang berlebihan, melainkan karena proses otorisasi digital yang mengharuskan approval dari dua manajer senior secara berurutan, padahal sistem seharusnya hanya membutuhkan satu. Proses rework (pengerjaan ulang) juga terungkap; misalnya, 15% dari faktur pembelian kembali ke tahap validasi karena data awal tidak lengkap. Identifikasi kerumitan tak terduga inilah yang menjadi langkah pertama dalam Meningkatkan Efisiensi Operasional secara terukur.
Selain pemetaan dan identifikasi hambatan, Process Mining juga krusial untuk conformance checking—sebuah proses di mana aliran kerja yang ditemukan dibandingkan dengan model proses ideal yang telah ditentukan oleh perusahaan. Perbedaan antara proses yang terjadi di lapangan dan proses yang seharusnya sesuai standar kebijakan seringkali mencapai angka yang mengejutkan. Dalam kasus PT Mega Logistik, conformance checking menunjukkan tingkat deviasi dari proses standar yang disepakati mencapai 22% pada bulan Mei 2025, yang mengakibatkan biaya tambahan sekitar Rp 500 juta per bulan. Dengan adanya data yang spesifik ini, tim manajemen dapat mengambil tindakan korektif yang tepat sasaran, mulai dari melatih ulang karyawan hingga mengonfigurasi ulang alur kerja digital dalam sistem ERP. Ini menunjukkan bagaimana Process Mining tidak hanya mendiagnosis masalah tetapi juga memberikan rekomendasi perbaikan berbasis bukti yang konkret.
Pada akhirnya, Process Mining adalah alat strategis yang tak tergantikan bagi organisasi yang bertekad untuk secara konsisten Meningkatkan Efisiensi Operasional. Dengan mengubah data log menjadi wawasan proses yang visual dan dapat ditindaklanjuti, perusahaan dapat menghilangkan inefisiensi, mengurangi waktu siklus, dan menghemat biaya secara signifikan. Keputusan untuk mengadopsi Process Mining harus didukung oleh komitmen manajemen puncak untuk bertindak berdasarkan temuan data. Hanya dengan menganalisis proses yang berjalan secara real-time dan berkesinambungan, perusahaan dapat memastikan bahwa upaya Meningkatkan Efisiensi Operasional mereka membuahkan hasil yang nyata, membuat perbedaan signifikan antara kinerja yang biasa-biasa saja dan kinerja yang unggul.